Il problema

La parte finale di una commessa ha una grandissima importanza, spesso sottovalutata.
Molti aspetti della commessa possono variare proprio quando si pensa che sia finita.
Ma soprattutto l’investimento nella fase finale permetterà di migliorare la gestione delle commesse successive.
L’importanza e la delicatezza di questa fase si può rilevare nei cinque aspetti seguenti.

Primo aspetto critico: il momento

Ogni commessa ha una data come traguardo finale. Questo è necessario per avere l’obiettivo di consegna, per poter definire se la tempistica è stata rispettate e anche per poter tirare le conclusioni economiche. In genere si identifica questo momento con la consegna, il collaudo o qualche altro evento che abbia una validità formale.
Ma l’onda lunga economica della commessa può andare ben oltre il momento formale di riferimento. Si pensi ai costi della garanzia su un macchinario. Oppure al contrario, si pensi sempre ad un macchinario che ci assicuri un flusso futuro di vendite di parti di ricambio. In tanti casi il periodo finale della commessa si prolunga, quanto meno come conseguenze economiche. Di tutto questo dovrà essere tenuto conto nei report e nelle relative valutazioni aziendali.

Secondo aspetto critico: il report

Nel consuntivare quello che è accaduto è fondamentale creare dei report che forniscano delle sintesi efficaci.
Dal report di fine commessa dobbiamo capire cosa fare nelle future commesse, quindi quello che abbiamo imparato. Certo è importante capire come è andata quella commessa, ma “errare è umano, perseverare diabolico” dicevano gli Antichi Romani.
La prima risposta da ricercare è economica. Dobbiamo capire se abbiamo guadagnato e in quale momento della commessa. E’ fondamentale capire la differenza tra quanto previsto in sede di assunzione della commessa e quanto effettivamente realizzato, in quale voce di budget, e perché.   Dovremo anche chiederci se questa redditività è nata nella commessa originaria oppure da varianti richieste successivamente.
Altra risposta importante è capire se il budget preventivo della commessa era corretto.
Infatti la previsione può non essere corretta, in quanto mancano tutte le informazioni che il cliente, volutamente o meno, non ha fornito. Nel report serve quindi il dato intermedio: dopo il preventivo, quando abbiamo analizzato a fondo la commessa ormai acquisita, e prima di partire con la sua esecuzione, quanto era realmente l’utile che potevamo attenderci? La cosa può fare molta differenza, perché l’utile previsto dai commerciali poteva essere falsato da concessioni al cliente o altri aspetti che si sono manifestati solo successivamente.
Oltre alla consuntivazione economica dovremo anche effettuare la consuntivazione temporale. Alla fine della commessa interessa sapere cosa è accaduto, se siamo stati in grado di rispettare i piani ovvero sono accaduti molti ritardi. E la domanda come sempre sarà perché c’è stato quel ritardo e perché è accaduto quel fatto che ha originato il ritardo.

Terzo aspetto critico: l’analisi

Alla fine della commessa, il pensiero prevalente è rivolto alle prossime commesse, tralasciando tutto quello che si è imparato, sbagliato, fatto o non fatto nella partita appena conclusa. Ciò che dobbiamo fare, al contrario, è imparare dalla commessa che abbiamo appena concluso, esaminarla e capire dove e come possiamo migliorare. Si potrà obiettare che non c’è tempo, che il lavoro e le altre scadenze incombono e questo è vero, ma è come effettuare un investimento: si spende ora per guadagnare in un altro momento. Quello che abbiamo imparato possono essere aspetti tecnici, nuove pratiche, fornitori idonei o non idonei. Ma è anche necessario chiedersi quali competenze abbiamo appreso, cosa abbiamo fatto che si è rivelato non ottimale, cosa abbiamo fatto bene che poteva essere fatto ancora meglio. E ancora: quali idee, ipotesi, strade da tentare sono emerse operando in questa commessa? Quali domande strane, laterali, stimolanti sono emerse nell’affrontare gli innumerevoli problemi, piccoli e grandi della commessa?  In questo caso il rischio di non operare correttamente non è tecnico ma culturale: accade infatti che il tutto potrebbe risolversi nel riempire burocraticamente moduli, nell’affermare luoghi comuni sulla collaborazione o la qualità, nel restringere tutto a puro formalismo. Altra cosa è analizzare, discutere, migliorare affrontando problemi, talvolta anche scomodi e spiacevoli.

Quarto aspetto critico: la comunicazione

Altro aspetto è dare ai commerciali riscontro di quello che hanno fatto. Non si tratta assolutamente di bloccare qualcuno sulle proprie responsabilità, ma di capire, e capire fino in fondo. Se il commerciale è stato vago su un punto e questo ha originato uno scostamento, non vuol dire che abbia sbagliato, anzi forse la sua flessibilità ha salvato un ordine che sarebbe andato al concorrente. Ma è necessario che lui valuti il costo originato da questa vaghezza.
Impiegare tempo e risorse su questo aspetto, permetterà ai commerciali di calibrare al meglio la loro azione nelle commesse successive.

Quinto aspetto critico: l’archiviazione

Altro aspetto è quello della classificazione, organizzazione e archiviazione di tutto il materiale creato con la commessa. Molte cose potranno essere utili nelle commesse successive: le competenze ed informazioni acquisite dovranno essere condivise e fatte girare, mentre ciò che potremo riutilizzare deve essere archiviato, in modo da potere essere disponibile in futuro. Anche questo è un problema di natura prevalentemente culturale: convincere ognuno che quello che fa è patrimonio dell’azienda e dei colleghi e non solo proprio.